個人情報保護方針

個人情報の同窓会での取り扱いについて

個　人　情　報　保　護　方　針

横浜商科大学同窓会

　横浜商科大学同窓会（以下当会）は、個人情報を適切に取り扱うことが、当会の社会的責務と認識し、つぎの方針を定め、個人情報保護に努めます。

個人情報保護法令の遵守
当会は、個人情報保護に関する法令及び監督諸官庁の定めたガイドラインなどの規範を遵守します。

個人情報の取得及び利用

当会は、その事業活動に関して個人情報を収集する場合は、次の通り利用目的を明確に定め、その目的達成に必要な限度において適性かつ公正に取得し、法令に定める場合を除き、その利用目的以外には利用いたしません。

範　　囲：	当会規約に定める会員とします。
収集方法：	正会員については、本学を卒業した時点で大学より卒業生名簿を電子媒体で受領し、当会データベースへ事務局にて登録する。特別会員については、大学より提供された名簿により当会データベースへ事務局にて登録する。準会員については当会データベースには登録しない。なお、準会員で、何らかの事由により退学（死亡を除く）した場合、本人の当会入会希望があれば、当会本部役員会での審議を行い、承認された場合、当会データベースへ事務局にて登録する。登録後は正会員とする。
更新方法：	正会員、特別会員より更新（情報の変更）の連絡を受けた時点で、当会データベースを事務局にて更新する。
利用目的：	当会規約で定める活動（総会開催、機関紙発行等）における会員への連絡、情報交換のための連絡など。
連絡方法：	郵送、宅配便、電子メール（アドレスを登録された会員）、電話、ファックス（ファックス番号の連絡を受けた会員）、当会ホームページなどとする。
情報項目：	氏名、卒業年度、卒業学部学科、現住所、電話番号、電子メールアドレス、ファックス番号、勤務先または自営の名称、電話番号など。ただし、本人が承諾しない項目は除くことができる。

個人情報の管理
当会は、個人情報をその利用目的に応じて適切に管理いたします。また、個人情報の正確性及び安全性を確保するための安全措置を実施いたします。その情報は、当会事務所内設置のパソコンとし、パスワードによるセキュリティの確保及び、事務局員不在の場合は事務所の施錠を行います。
個人情報の第三者への提供
当会は、本人の同意を得た場合、及び、当会の目的達成のための会員への案内のため配送業者へ委託、または、法令の定めがある場合を除き、個人情報の会員以外へ提供することはありません。
継続的改善
当会は、個人情報を適切に保護・管理するため、状況に応じた適切な運用を行うよう、その体制および取り組みを継続的に見なおし、その改善に勤めます。

以上